Heizkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter (2026)
Aktualisiert 14.6.2026 · HausMaus Redaktion
Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten musst du als Vermieter verbrauchsabhängig abrechnen, den Rest nach Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV). Rechnest du gar nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV). Die Abrechnung muss den Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was ist die Heizkostenabrechnung?
Die Heizkostenabrechnung ist die jährliche Aufstellung der Kosten für Heizung und Warmwasser, mit der du diese Kosten auf deine Mieter verteilst. Sie ist Teil der Nebenkostenabrechnung, folgt aber zusätzlich eigenen Regeln: der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Diese schreibt eine verbrauchsabhängige Abrechnung zwingend vor – eine reine Verteilung nach Wohnfläche ist bei zentraler Versorgung unzulässig.
Die wichtigste Regel: 50–70 % nach Verbrauch (§ 7 HeizkostenV)
Bei zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgung musst du mindestens 50 % und höchstens 70 % der Kosten nach dem erfassten Verbrauch abrechnen. Die übrigen 30–50 % verteilst du nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 HeizkostenV). Innerhalb dieser Spanne wählst du das Verhältnis – üblich ist 70/30.
Ausnahme: In bestimmten ungedämmten Altbauten mit Öl- oder Gas-Zentralheizung schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV zwingend 70 % nach Verbrauch vor; hier ist kein Spielraum.
Achtung: Rechnest du nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl es möglich wäre – etwa weil keine Zähler oder Heizkostenverteiler installiert sind –, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Dieses Recht ist zwingend, entsteht automatisch und lässt sich im Mietvertrag nicht ausschließen.
Die 12-Monats-Frist (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Heizkostenabrechnung muss den Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem kalenderjährlichen Zeitraum heißt das: Die Abrechnung für 2025 muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein. Versäumst du die Frist, verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung; ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen.
Schritt für Schritt
- Verbrauch erfassen – Zähler- und Verteilerstände am Ende des Zeitraums ablesen, für jede Einheit.
- Gesamtkosten zusammenstellen – nur umlagefähige Heizkosten nach § 7 BetrKV (siehe unten).
- Umlageschlüssel anwenden – 50–70 % nach Verbrauch, der Rest nach Fläche (§ 7 HeizkostenV).
- Vorauszahlungen abziehen – die vom Mieter geleisteten monatlichen Zahlungen.
- Ergebnis ausweisen – Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsfrist.
- Fristgerecht zustellen – nachweisbar, innerhalb von 12 Monaten (§ 556 Abs. 3 BGB).
Verbrauchsabhängiger vs. flächenabhängiger Anteil
| Anteil | Spanne (§ 7 HeizkostenV) | Verteilung nach |
|---|---|---|
| Verbrauchsabhängig | 50–70 % | erfasstem Verbrauch (Zähler, Heizkostenverteiler) |
| Flächenabhängig (Grundkosten) | 30–50 % | Wohn- oder Nutzfläche |
Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Heizkosten
Umlagefähig (§ 7 BetrKV): Brennstoff (Gas, Öl, Fernwärme, Pellets), Betriebsstrom, regelmäßige Wartung und Prüfung der Anlage, Schornsteinreinigung sowie Ablesung, Eichung und Miete der Messgeräte.
Nicht umlagefähig: Reparaturen, Austausch der Heizung, Modernisierung (z. B. Einbau einer Wärmepumpe), Finanzierungs- und Verwaltungskosten.
Die monatliche Verbrauchsinformation (seit 2022)
Sind im Gebäude fernablesbare Zähler installiert, musst du den Mieter seit dem 1.1.2022 monatlich über seinen Verbrauch für Heizung und Warmwasser informieren (unterjährige Verbrauchsinformation, HeizkostenV-Novelle). Die Information nennt den aktuellen Verbrauch und vergleicht ihn mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem durchschnittlichen vergleichbaren Haushalt. Abweichende Vereinbarungen zur Befreiung von dieser Pflicht sind unwirksam.
Häufige Fehler
- Reine Flächenabrechnung statt verbrauchsabhängiger Umlage – führt zum 15 % Kürzungsrecht
- Anteil außerhalb der Spanne 50–70 % gewählt
- Nicht umlagefähige Reparatur- oder Austauschkosten mitabgerechnet
- 12-Monats-Frist versäumt
- Monatliche Verbrauchsinformation bei fernablesbaren Zählern nicht bereitgestellt
Mit HausMaus geht das einfacher
Du lädst die WEG-Jahresabrechnung hoch; HausMaus liest sie aus, trennt umlagefähige von nicht umlagefähigen Kosten und verteilt die Heizkosten nach dem hinterlegten Umlageschlüssel – verbrauchsabhängig und nach Fläche. Die Zählerstände erfasst du direkt in der App; fehlt eine Ablesung, weist HausMaus dich darauf hin. Aus § 556 BGB, BetrKV und HeizkostenV entsteht so für jeden Mieter eine prüffähige Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben, die du vor dem Versand freigibst.
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Häufige Fragen
Wie muss die Heizkostenabrechnung aufgeteilt werden?
Mindestens 50 % und höchstens 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen, die übrigen 30–50 % nach Wohn- oder Nutzfläche (§ 7 HeizkostenV). Der Vermieter wählt das Verhältnis innerhalb dieser Spanne. In bestimmten ungedämmten Altbauten mit Öl- oder Gas-Zentralheizung schreibt § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV zwingend 70 % nach Verbrauch vor.
Wann darf der Mieter die Heizkosten um 15 % kürzen?
Wenn die Kosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wurden, obwohl dies möglich gewesen wäre – etwa weil keine Zähler oder Heizkostenverteiler installiert sind. Dann darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Das Recht ist zwingend, entsteht automatisch und kann im Mietvertrag nicht ausgeschlossen werden.
Bis wann muss die Heizkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Kalenderjahr-Zeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen; ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen.
Welche Heizkosten sind umlagefähig?
Laufende Kosten des Betriebs nach § 7 BetrKV: Brennstoff (Gas, Öl, Fernwärme, Pellets), Betriebsstrom, regelmäßige Wartung und Prüfung der Anlage, Schornsteinreinigung sowie Ablesung, Eichung und Miete der Messgeräte. Reparaturen, der Austausch der Heizung und Modernisierungen sind NICHT umlagefähig.
Muss ich Mieter monatlich über den Heizverbrauch informieren?
Ja, wenn fernablesbare Zähler installiert sind: Seit 2022 ist die unterjährige Verbrauchsinformation monatlich Pflicht (HeizkostenV-Novelle). Sie nennt den aktuellen Verbrauch und vergleicht ihn mit dem Vormonat, dem Vorjahresmonat und einem Durchschnittshaushalt.
Quellen
Dieser Ratgeber stützt sich auf den Gesetzestext und amtliche Quellen. Die zitierten Paragrafen kannst du hier im Original nachlesen: