Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter (2026)
Aktualisiert 13.6.2026 · HausMaus Redaktion
Als Vermieter musst du die Nebenkostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB). Sie muss umlagefähige Kosten, den Verteilerschlüssel, die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) klar ausweisen. Versäumst du die Frist, kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen.
Was ist die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung (korrekt: Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Aufstellung, mit der du als Vermieter die tatsächlichen Betriebskosten den Vorauszahlungen deines Mieters gegenüberstellst. Das Ergebnis ist entweder eine Nachzahlung (Kosten höher als Vorauszahlung) oder ein Guthaben.
Die 12-Monats-Frist (§ 556 BGB)
Du musst die Abrechnung dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Bei einem kalenderjährlichen Zeitraum bedeutet das: Die Abrechnung für 2025 muss spätestens am 31.12.2026 beim Mieter sein.
Achtung: Versäumst du diese Frist, verlierst du den Anspruch auf eine Nachzahlung. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen.
Schritt für Schritt
- Abrechnungszeitraum festlegen – in der Regel 12 Monate, meist das Kalenderjahr.
- Umlagefähige Kosten sammeln – nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV (siehe unten).
- Verteilerschlüssel anwenden – Standard ist die Wohnfläche; Heizung/Warmwasser verbrauchsabhängig (HeizkostenV).
- Vorauszahlungen abziehen – die vom Mieter geleisteten monatlichen Zahlungen.
- Ergebnis ausweisen – Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsfrist.
- Fristgerecht zustellen – nachweisbar (z. B. per Einwurf-Einschreiben).
Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten
Umlagefähig (§ 2 BetrKV): Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Aufzug, Hausmeister, Versicherungen.
Nicht umlagefähig: Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Kontoführungs- und Bankgebühren, Rücklagen.
Häufige Fehler, die zur Unwirksamkeit führen
- Fehlender oder unklarer Verteilerschlüssel
- Nicht umlagefähige Kosten mit abgerechnet
- Frist versäumt
- Vorauszahlungen falsch oder gar nicht abgezogen
Schnell prüfen
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1. Frist prüfen (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.
Bitte Abrechnungsjahr und Zugangsdatum angeben.
2. Posten prüfen (§ 2 BetrKV)
Wählen Sie die Posten aus Ihrer Abrechnung. Wir zeigen, was umlagefähig ist – und was der Vermieter selbst tragen muss.
Tippen Sie die Posten an, die in Ihrer Abrechnung auftauchen.
Dieser Rechner gibt eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Kalenderjahr-Zeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf kannst du keine Nachzahlung mehr fordern – ein Guthaben des Mieters bleibt aber bestehen.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV – z. B. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Versicherungen. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind NICHT umlagefähig.
Welcher Verteilerschlüssel ist richtig?
Sofern im Mietvertrag nichts anderes steht, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (HeizkostenV).
Was passiert bei Fehlern in der Abrechnung?
Formelle Fehler (z. B. fehlender Verteilerschlüssel) machen die Abrechnung unwirksam. Inhaltliche Fehler darfst du innerhalb der 12-Monats-Frist korrigieren, danach nur noch zugunsten des Mieters.
Quellen
Dieser Ratgeber stützt sich auf den Gesetzestext und amtliche Quellen. Die zitierten Paragrafen kannst du hier im Original nachlesen: