Übergabeprotokoll für Vermieter: richtig dokumentieren (2026)

Was ist ein Übergabeprotokoll?

Das Übergabeprotokoll (oft Wohnungsübergabeprotokoll) ist die schriftliche Aufnahme des Wohnungszustands zum Zeitpunkt der Übergabe – bei Einzug und bei Auszug. Es hält fest, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde, welche Zählerstände gelten und wie viele Schlüssel den Besitzer wechseln.

Das Wichtigste vorweg: Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, und es gibt keine Vorgaben zu seinem Aufbau. Trotzdem ist es dein wichtigstes Beweismittel. Denn die Beweislast für den Zustand der Wohnung bei Übergabe liegt bei dir als Vermieter – und ohne unterschriebenes Protokoll lässt sie sich kaum erfüllen.

Warum das Protokoll über die Kaution entscheidet (§§ 535, 538 BGB)

Übergibst du die Wohnung, schuldest du sie dem Mieter in vertragsgemäßem Zustand (§ 535 Abs. 1 BGB). Beim Auszug wiederum gilt: Für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch – die normale Abnutzung – haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB). Leichte Laufspuren, kleine Kratzer im Parkett oder verblasste Wandfarbe nach Jahren sind keine Schäden, die du von der Kaution einbehalten darfst.

Willst du etwas einbehalten, musst du beweisen, dass ein echter Schaden vorliegt und dass er während der Mietzeit entstanden ist. Genau diesen Vergleich liefert nur ein Protokoll: Einzugszustand gegen Auszugszustand. Fehlt das Einzugsprotokoll, kannst du nicht belegen, dass der Mangel beim Auszug neu ist – und dein Anspruch scheitert an der Beweislast.

Achtung: Ohne unterschriebenes Einzugsprotokoll trägst du die volle Beweislast für den ursprünglichen Zustand. Im Streit um die Kaution verlierst du dann regelmäßig, selbst wenn der Schaden tatsächlich vom Mieter stammt.

Was gehört ins Protokoll?

1. Datum und Ort der Übergabe und die Namen aller anwesenden Personen.
2. Zählerstände für Strom, Gas und Wasser – beidseitig abgelesen und gegengeprüft.
3. Anzahl der übergebenen Schlüssel (Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage) – jede Art einzeln.
4. Raum für Raum der Zustand: Wände, Böden, Fenster, Bad, Küche, Einbauten.
5. Jeder Mangel einzeln und konkret beschrieben – kein „diverse Schäden“.
6. Fotos zu jedem dokumentierten Punkt, datiert.
7. Unterschrift beider Parteien am Ende.

Einzug und Auszug – was sich unterscheidet

	Beim Einzug	Beim Auszug
Zweck	Ausgangszustand festhalten	Veränderungen feststellen
Zählerstände	Startwerte erfassen	Endwerte erfassen
Mängel	vorhandene Mängel notieren (entlasten den Mieter)	neue Schäden notieren (Grundlage für Einbehalt)
Schlüssel	Ausgabe dokumentieren	Rückgabe prüfen
Beweiswert	belegt den Anfangszustand	belegt den Endzustand

Erst beide Protokolle zusammen ergeben den Vergleich, auf dem ein Kautionseinbehalt rechtlich tragfähig ruht.

Häufige Fehler

• Kein Einzugsprotokoll – damit fehlt der Vergleichsmaßstab für den Auszug.
• Mängel zu vage beschrieben („Kratzer im Wohnzimmer“ statt Lage, Größe, Foto).
• Zählerstände nicht erfasst – Streit über Nebenkosten und Verbrauch ist vorprogrammiert.
• Schlüsselzahl fehlt – Nachschlüssel und Austauschkosten lassen sich nicht zuordnen.
• Nur eine Unterschrift – ein einseitiges Protokoll hat kaum Beweiswert.
• Normale Abnutzung als Schaden abgerechnet – verstößt gegen § 538 BGB.

Mit HausMaus geht das einfacher

HausMaus führt das Übergabeprotokoll digital durch – für Einzug und Auszug. Du nimmst Räume, Zählerstände, Schlüsselzahl und Mängel direkt in der App auf und ergänzt Fotos zu jedem Punkt. Beide Parteien unterschreiben digital, und das fertige Protokoll wird als PDF im Dokumenten-Vault gespeichert – griffbereit als Beweismittel, falls es später um die Kaution geht.